Vida de empreendedor é dureza, a gente sabe. Precisa arrumar tempo para atender aos clientes que pagam nossos boletos, cuidar do financeiro e do administrativo da firma, molhar as plantas, varrer o chão, fazer compras, manter o aluguel em dia, prospectar novos clientes, criar projetos, vender, tirar nota fiscal e ainda cuidar do Marketing e da Comunicação (sem contar a vida pessoal). Se você é do nosso tipo, que está sempre inventando algo diferente para fazer, organizar o tempo se torna prioritário ou a vida vira um caos.
Então, como a Trilha Filmes dá conta de lançar infoprodutos e alimentar (com estratégia) as redes sociais todos os dias ao mesmo tempo em que cria mais de 150 roteiros por ano, além de projetos próprios para programas de TV, webséries, institucionais, campanhas publicitárias, videoclipes e eventos híbridos? Planejamento é a palavra-chave e a gente compartilha aqui com você o que funciona por aqui:
1. Nomear um responsável para cada etapa do processo
Nós somos em três pessoas na Trilha Filmes. Uma cuida de conteúdo estratégico para o digital (temas, legendas, referências) e a outra de formato (artes, anúncios e edição), enquanto a terceira pessoa cuida mais exclusivamente do atendimento a projetos de clientes. A cada 15 dias a gente faz uma reunião formal para compartilhar o andamento dos projetos. E todos os dias nos falamos muito para que todos saibam o que está rolando (e possam contribuir).
Além disso, o Drive é nosso centralizador de projetos e qualquer um de nós pode acessar a qualquer tempo para se inteirar. Também usamos o Asana para organizar todos os projetos em vigência na firma, com nome do responsável e o cronograma com as etapas. Facilita muito para que todos saibam as demandas de todos.
2. Separar um dia na semana para demandas internas
Toda sexta-feira um de nós se dedica a resolver demandas internas, como atualizar planilhas, fazer pagamentos, revisar os principais marcos dos projetos em vigor, confirmar se as equipes envolvidas estão cientes das etapas por vir, organizar a agenda da semana seguinte e pesquisar referências de formato e conteúdo para as redes sociais da firma.
Num arquivo do Drive, separamos os links que servem de inspiração, criamos os textos para edição dos vídeos, para as artes e para as legendas, além de definirmos o dia da semana em que cada conteúdo será publicado. Assim, nada se perde e todos sabem onde localizar o que irá ao ar nas redes sociais, inclusive se algo precisar de atualização.
3. Reservar um dia no mês para gravar vídeos
Para as gravações de vídeos, elencamos um dia no mês (ou dois). Nós três fechamos a agenda e dedicamos o dia a gravar tudo que precisa para o próximo período. Como já está tudo escrito e com os links de referência separados, agiliza um bocado. É assim que tornamos possível criar conteúdo para um mês num único dia.
4. Tirar um dia para criar as artes e editar os vídeos
Depois que os vídeos estão gravados, separamos o material bruto na respectiva pasta do Drive. Por exemplo: pasta Junho / subpasta Dia 6. Aí o editor se organiza por quinzena para editar os vídeos com legenda, efeitos, identidade visual e outros recursos. Na mesma subpasta do material bruto fica o vídeo pronto e a capa com o título e a foto para chamar a atenção do público.
O processo se repete para as artes, fotos e vídeos que não são do Reels. Temos uma pasta por dia do mês e lá ficam os materiais brutos e referências, bem como os conteúdos prontos para publicação. O editor reserva um dia por mês para produzir todas as artes necessárias.
Se você contar de novo o que descrevemos nos itens acima, vai ver que em no máximo cinco dias úteis nós planejamos e executamos todo o conteúdo do mês. Isso sem sobrecarregar ninguém e gerando resultado.
5. Delegar tarefas
Terceirizamos uma consultoria de estratégia digital que faz o nosso tráfego (campanhas para vender os cursos). Ao delegar esta demanda, garantimos que esteja na mão de quem domina o assunto, economizamos tempo para o que realmente sabemos fazer e alcançamos resultados melhores.
Como a base de tudo que acreditamos na firma é conteúdo, muito do que consultoria nos indica para as campanhas nós adaptamos ou complementamos nos posts e vídeos. Também usamos a estratégia como base para criar conteúdo nos stories pelo menos três vezes na semana (e nos outros três dias a gente mostra bastidores e repercute o que chegou a partir do conteúdo original).
E você não contou errado: um dia na semana a gente folga mesmo.
6. Agendar posts
Como a nossa rotina é muito maluca e raramente a gente está na sede da firma, agendar os posts é fundamental para viabilizar a publicação diária de conteúdo nas redes sociais. Por aqui, usamos o Postgrain para gerenciar os posts. É nesta ferramenta também que acessamos relatórios de desempenho que são essenciais para o planejamento.
O MLabs é outra ferramenta bem completa. Ou você pode usar o próprio Estúdio de Criação do Facebook. Teste, veja o que melhor se adapta ao seu processo e ao seu bolso (os planos mais completos são pagos).
MAS, ATENÇÃO! Evite postar Reels e stories via gerenciador porque impacta negativamente nas métricas. Mesmo o Estúdio de Criação, que é da mesma empresa do Instagram, limita alcance e engajamento. O ideal é realmente deixar seu vídeo editado e com o áudio escolhido, porém acrescentar o áudio apenas na hora de postar e fazer isso direto no celular. Dá mais trabalho, mas ninguém quer gastar um tempão na criação do conteúdo para depois ver o vídeo flopar, né?
7. Usar o whatasapp só para recados
Baixamos um decreto na firma para só compartilhar no whatsapp o que for recado emergencial, situações pontuais a resolver, comunicados, links para documentos do Drive. Não usamos o app para armazenar fotos, vídeos, legendas etc porque o conteúdo se perde e gera retrabalho. Já caímos no erro porque o whatsapp gera a falsa sensação de agilizar a vida, mas os processos se tornaram muito mais confiáveis depois que organizamos no Drive e no Asana.
E por aí, como você organiza a rotina? Se ficou com alguma dúvida, é só deixar nos comentários e logo a gente responde.